W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanym dalej RODO, informujemy, że podmiotem przetwarzającym Państwa dane osobowe, a więc Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Kierownik Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Suchowoli z siedzibą Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola, zwany dalej Administratorem.

     W sprawach ochrony danych osobowych został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD), do którego można kontaktować się za pośrednictwem:

Mariusz Manaches
e-mail: iod@suchowola.pl
Pocztowo: Inspektor Ochrony Danych, Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Suchowoli, 16-150 Suchowola, Plac Kościuszki 5

Gdy mowa o danych osobowych należy przez to rozumieć dane mogące w sposób bezpośredni lub pośredni ale jednoznaczny, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań, określić konkretną osobę fizyczną.

Czyje dane osobowe są przetwarzane
Administrator przetwarza dane osobowe osób zamieszkujących i zameldowanych na terenie gminy Suchowola, pracowników i kandydatów do pracy w ośrodku oraz osób zainteresowanych - składających pisma do MGOPS i załatwiających sprawy w tutejszym ośrodku.

Źródło danych osobowych
W przypadku:
1. Realizacji celu publicznego na podstawie odrębnych przepisów lub dobra interesu osoby fizycznej – ze złożonych oświadczeń, pism, przedstawionych dokumentów, dokumentów przekazanych przez jednostki nadrzędne lub instytucje.
2. Realizacji zawartej umowy, dane niezbędne do jej realizacji – ze złożonych oświadczeń, pism i przedstawionych dokumentów.
3. Dobrowolnej zgody – za podstawie składanych oświadczeń, pism, przedstawianych dokumentów.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Administrator przetwarza dane osobowe realizując obowiązki wynikające z przepisów prawa, między innymi:

- ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
- ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;
- ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
- ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;
- ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
- ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych;
- ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie;
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
- ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
- ustawy z dnia 24 stycznia 1991r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego;
- ustawy z dnia 19 sierpnia 1994r, o ochronie zdrowia psychicznego;
- ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
- ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym;
- ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych; ustawy z dnia 14 czerwca  1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;
- ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
- ustawy z dnia 29 lipca 2005 r.  o przeciwdziałaniu narkomanii;
- ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
- ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny;
- ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;
- ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekunów;
- ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
- ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne;
- Uchwały Nr III/15/90 Rady Gminy w Suchowoli z dnia 29 czerwca 1990 r. w  sprawie utworzenia  Gminnego  Ośrodka  Pomocy  Społecznej  w  Suchowoli,
- uchwał Rady Miejskiej w Suchowoli;
- zarządzeń Burmistrza Suchowoli;
- porozumień zawartych z organami administracji rządowej i innym podmiotami w celu   
wykonywania innych zadań gminy z zakresu pomocy społecznej;
- innych przepisów prawnych nakładających obowiązki i uprawnienia na Ośrodek oraz przepisami wykonawczymi do wymienionych ustaw.

Ośrodek realizuje również postanowienia umowne zawierane z osobami fizycznymi a dane osobowe przetwarzane są w ich zakresie wyłącznie do realizacji tych umów. Przetwarzane są również dane przekazywane dobrowolnie, w celu skontaktowania się z Państwem w danej sprawie, udzielenia odpowiedzi lub w celach rekrutacji.

Rodzaj przetwarzanych danych
Administrator przetwarza następujące dane:

Imiona i nazwiska (w tym rodowe), płeć, stan cywilny, dane adresowe (zameldowania i zamieszkania), data urodzenia/zgonu, PESEL, NIP, rodzaje, seria i numer dokumentów tożsamości, obywatelstwo, numer telefonu, zawód i wykształcenie, o spełnianiu obowiązku szkolnego, skład rodzinny, sytuacja mieszkaniowa i zdrowotna, stopień niepełnosprawności (wraz z kodem), dochody i wydatki, nr konta bankowego, kod oddziału i nazwa NFZ, data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia (wraz z kodem ubezpieczenia) oraz decyzje administracyjne a także inne dane, wyłącznie niezbędne do realizacji poszczególnych zadań.

Prawa osoby której przetwarzane są dane

1. Za przetwarzanie danych osób do 16 r.ż. odpowiadają opiekunowie prawni. Administrator ma prawo zweryfikować wiek osoby jeśli ma podejrzenia co do niespełnienia tego warunku.
2. Prawo do całkowitego usunięcia danych, przysługuje jeśli:
- jeśli zauważycie Państwo że wasze dane są przetwarzane niezgodnie z prawem albo rodzaj przetwarzanych danych wykracza poza niezbędny zakres informacji;
- jeśli dane zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego;
- jeśli dane nie są już niezbędne;
- jeśli cofniecie państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale nie istnieje inna podstawa do ich przetwarzania.
3. Prawo do przenoszenia danych – można z niego skorzystać aby otrzymać od Administratora pełen zakres danych jaki Administrator zebrał na Państwa temat. Można z niego skorzystać jeśli dane przetwarzane są w ramach dobrowolnie wyrażonej zgody lub wynikają z zawartej umowy.
4. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych wobec przekazania danych innemu administratorowi lub w celach marketingowych.
5. Prawo zmiany danych – możecie Państwo zmienić, zaktualizować swoje dane osobowe w każdym momencie, np. jeśli zmieniliście nazwisko, miejsce zamieszkania albo numer telefonu.
6. Jeśli Państwo uważają że dane przetwarzane przez Ośrodek wykraczają ponad zakres wymagany do realizacji celu, czy skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy się zgłosić do Inspektora Ochrony Danych. Inspektor nie udziela szczegółowych odpowiedzi dotyczących Państwa danych osobowych przez telefon, zaś w przypadku zgłoszenia pisemnego skorzystania z Państwa praw lub obowiązku informacyjnego, pismo lub metoda kontaktu musi w sposób jednoznaczny określać, że to Państwo jesteście właścicielami tych danych osobowych.

Czas przechowywania danych

Przetwarzane w urzędzie dane podlegają w większości przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i w zależności od rodzaju sprawy, dane te podlegają archiwizacji. W przypadku danych wykorzystywanych poza obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, dane będą usuwane natychmiast po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie papierowej, oraz minimum 2 lata maksymalnie 5 lat po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie elektronicznej. Ten drugi wymóg wynika z zapewnienia rozliczalności zadań w systemach teleinformatycznych.

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym instytucjom reprezentujących interes publiczny na podstawie stosownych przepisów. Takimi instytucjami są między innymi: Policja, sądy, biura komornicze, ZUS, KRUS, szkoły i inne. W przypadku przekazywania Państwa danych do innych podmiotów nierealizujących celu publicznego, będziecie Państwo o tym fakcie poinformowani i do takiego celu będzie wymagane wyrażenie zgody. Państwa dane nie będą przekazywane podmiotom do państw trzecich.

Zabezpieczenie danych osobowych

Państwa dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Aby zapewnić odpowiedni poziom
bezpieczeństwa, w tutejszym ośrodku wdrożono Politykę Ochrony Danych Osobowych. Dokumenty te są analizowane i na bieżąco aktualizowane aby przeciwdziałać nowo pojawiającym się zagrożeniom. Systemy informatyczne zabezpieczone są powszechnie uznawanymi metodami, zastosowano również rozwiązania organizacyjne i przeszkolono pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Profilowanie i przetwarzanie automatyczne

Państwa dane osobowe będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, jednakże decyzje nie będą zapadały w sposób zautomatyzowany, a Państwa dane nie będą podlegały profilowaniu. 

Zautomatyzowane przetwarzanie danych będzie odbywało się na zasadach określonych w:

- ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
- ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;
- ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;
- ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
- ustawie z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekunów;
- ustawie z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
- ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych;
- ustawie z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne;
- ustawie z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny.

Podstawa prawna i skargi

Ochrona danych w urzędzie działa w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych w
szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia  2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanym pod nazwą RODO lub GDPR.
Macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych
osobowych do organu nadzorczego.